‘어필 편지’는 솔직하고 정확하게 필요한 것을 요청… 재정상태 변화 잘 설명해야

지난 주 칼럼에서는 학자금 지원 편지 (financial aid award letter)의 학자금 지원 액수가 충분치 않을 경우 ‘어필 편지’ (appeal letter)를 보내 보다 많은 지원을 요청할 수 있다고 이야기 했다. 이번 주에는 ‘어필 편지’를 쓰는 요령과 편지에 포함시켜야 할 내용들에 대해서 알아보도록 하자.

‘어필 편지’는 해당 대학의 재정지원담당오피스(financial aid office)로 보내야 함은 당연한 상식이다. 그러나 편지를 작성할 때 수신자를 어떻게 하느냐도 매우 중요하다. 보통 학생이나 학부모들은 ‘Dear Sir or Madam’ 또는 ‘Dear Financial Aid Office’라는 식으로 일반적인 형태의 수신자를 표기하는 경향이 있다. 그러나 이는 바람직하지 못하다.

‘어필 편지’는 ‘Dear Mr. Smith’ ‘Dear Mrs. Baker’하는 식으로 수신자의 구체적인 이름을 명기하는 것이 훨씬 효과적이다. 담당자의 이름을 모른다면 학교 웹사이트에서 알아보거나 재정지원오피스에 전화를 걸어 알아보는 성의를 보이는 것이 좋다. 이름을 직접 언급하라는 조언이 사소해 보일지 모르지만 누구든 불특정 대상에게 보내지는 편지보다 자신의 이름을 직접 첫머리에 언급한 편지에 훨
씬 관심을 갖게 마련이기 때문이다.

‘어필 편지’를 통해 요청하는 내용을 명확하게 하고 그 이유를 뚜렷이 밝히는 것이 매우 중요하다. 거의 모든 미국인들의 대화 방법이 그렇듯, 정확히 요청하고 그 근거를 직접적으로 언급하는 것이 가장 효과적인 대화법이다. ‘내가 귀 대학에 합격해서 매우 기쁘다. 귀 학교는 내가 꼭 합격해 다니고 싶었던 학교다.

그러나 귀 대학을 다님으로써 내 희망을 꼭 이루기에는 재정적으로 부족하다. $10,000의 추가 지원이 있으면 나의 꿈을 이룰 수 있다’라는 식으로 말이다. 또한 위의 예문에서 언급한대로 얼마의 지원이 필요하다는 구체적인 숫자를 밝히는 것이 더 효과적이다.

또한 ‘어필 편지’에는 추가의 지원이 필요한 특별한 사정을 정확하게 밝히는 것이 좋다. ‘FAFSA를 제출한 이후에 가정의 재정 상태가 ***하게 바뀌었다’ 또는 ‘+++라는 이유로 $12,000가 부족하다’라는 식으로 자신의 사정을 열린 마음으로 정직하게 밝히도록 한다.

만약 이 같은 특별한 사정을 밝히는 과정에 그 사정을 증명할 수 있는 자료나 서류 등이 있다면 함께 제출하는 것이 효과적이다. 단순히 말로 설명하는 것보다 그 근거가 있는 것이 훨씬 강력한 인상을 주는 것은 상식이다. 재정지원오피스에서 추가의 정보나 자료를 요청해 오는 경우가 있는데, 당연히 성의를 다해 자료를 제출하도록 한다. 자료를 구할 수 없다면 왜 그런지 상황을 솔직하게 설명해야 한다. 만약 여러 학교에 합격하고 이들 학교로부터 모두 재정지원 편지를 받았다면 지원을 상대적으로 적게 해주는 학교에 보다 많은 지원을 요청할 수도 있다.

예를 들어, A라는 학교에서 $15,000의 무상보조금을 제시하고 B라는 학교에서 $5,000의 무상보조금을 제시하고 있다면, B학교에 편지를 보내 A학교에서 주는 지원금 만큼 지원을 높여줄 수 있을지 요청하는 것이 효과적이다. 만약 B학교가 해당 학생을 놓치고 싶지 않다면 지원금을 높여줄 가능성이 크다.

‘어필 편지’에서는 ‘감사하다’는 말을 많이 언급하도록 한다. 감사하다는 말은 아무리 많이 해도 지나치지 않다. 재정지원 담당자에게 처음 보내준 재정지원패키지의 내용에 대해 일단 감사의 표시를 하고 자신의 사정을 설명한 후 한 두 차례 더 감사한다면 편지를 읽는 사람이 기분이 더 좋아지지 않을까. 세상의 모든 일이 그렇듯 학자금 지원 프로세스도 모두 사람이 하는 일이기 때문이다.

‘어필 편지’를 길게 쓰는 것은 금물이다. 수 많은 학생들을 상대하느라 바쁜 담당자들이 2-3페이지가 넘는 편지를 읽는 것은 성가신 일이다. 반드시 1페이지를 넘지 않도록 간결한 편지를 쓰는 것이 좋다. 편지 문장의 문법이나 철자를 정확하게 확인해야 함은 기본이다.


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